コロナの影響ですっかりオンライン会議が普通になりましたね。
しかしオンライン会議って私はツライのですが、皆さんはいかがでしょうか。
私は、
まず映っている相手の顔だけでなく、
その背景にどうしても目が行ってしまい集中できません。
それに大声では言えませんが、
オンライン会議中にちょこっとメールを見ちゃったり。
同僚はもちろん、
上司もしっかりスクリーンに映っていて、
余計に意見が言いにくかったりもします。
何かこちらが言っても
納得されたのか否定されたのか、
普段の対面でのミーティングよりも反応がわかりずらく、
孤立感とまではいかないまでも、
なんだか寂しくなります。
コロナ禍がまだ当面収まりそうにない状況の中、
オンライン会議というのは
これからも付き合っていくしかありません。
どうしたらこのモヤモヤを解消できるのか、
どうしたらオンライン会議で生産性を高められるのか、
文献にあたってみました。
目次
チャット
これはお馴染みの方も多いかもしれませんね。
チャットのいいのは、即座に、
自分の意見なりをサクッと
表せるところだと思います。
その一方で、チャットに気を取られすぎると、
肝心の人の話を聞き落としたりします。
挙手
Zoomでも「挙手機能」があります。
学校の教室で、
何か意見があるときに「はい！」と
手を挙げるのと同じです。
ただし、
ミーティングを主導された方ならご経験があるかもしれませんが、
「何か意見ありますか？」
「ある人は挙手してくださ～い」
とやっても、
シーーーーーーーーン。。。。
とすることも多いですよね。
積極的に発言することが許容されるような雰囲気、
組織文化がある場合だと
挙手機能は非常に使えます。
Yes・No
「イエスかノーで答えてくれ」
と言われると、
何だかまだ答えを出しやすいですよね。
立場や意見への賛否を問う場合、
「Yes・No」をチャットボックスに
買いてもらうだけでいいわけですから、
これも参加度を高めるという意味で
ひとつの有効な手段と言えます。
「選挙」
例えば、
「次の１から５までのうち
あなたに近いのはどれ？」
「この意見、あなたの評価は
０から10のうち、どのぐらい？」
と問いかけられると、
まだ答えやすくありませんか？
「あなたの意見はどうですか？」
よりも、
「あなたの納得感を数字で
表すとどのぐらい？」
と聞かれた方がまだ先を言いやすくなりますよね。
聞く方も参加者の意見とまではいわないまでも、
議論を深めるとっかかりを得ることができます。
無料版ではダメなのが玉に瑕なのですが、
Zoomには選挙機能があります。
具体的な使い方の説明は、個人的にはこのサイト
が参考になりました。
ブレークアウトルーム
Zoomにもある機能で、
参加者全員が集うものとは別に、
小会議室を設ける、
というイメージです。
参加人数が多いときに
意見集約するのは大変ですが、
いくつかのグループに分け、
それぞれの部屋で議論してもらい、
後でそれぞれのグループに
何を話したかを発表してもらった方が
いいですよね。
これも使い方については以下のサイトが
参考になりました。
https://blog.coubic.com/onlinelesson/zoom-breakoutroom/
事前の意見集約
アナログかもしれませんが、
ある会議で意見を集めたい場合、
事前に意見だけ集めるようにするのも
有効です。
日本人にとってはその方が
いいのかもしれません。
海外においても、
特に上司に面と向かって意見を言わない文化、
対立をヨシとしない文化がありますが、
そうしたところでこのやり方は
有効です。
事前に意見だけ集めておいて、
会議ではその意見の是非だけを
議論するだけでいいのです。
もちろん、
誰がその意見を出したのか
を伏せる、というルールは
必須です。
(参考文献)
・Amy C. Edmondson, & Gene Daley, How to foster psychological safety in virtual meetings
・Rebecca Knight, How to run a meeting of people from different cultures
